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6. 3년: 처리부서 수준의 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물로서 1년 이상 3년
미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는
문서
7. 1년: 행정적·법적·재정적으로 증명할 가치가 없으며, 역사적으로 보존하여야 할
필요가 없는 단순하고 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 문서
② 문서 보존기간의 종별 책정 기준에 관한 사항은 총장이 정한다.
제5조 (보존기간의 변경) 문서관리 책임자는 관계부서와 같이 매 학년도말 전후의 규정에
의하여 보존기간이 정하여진 문서를 검토하고 정세의 변화로 인하여 소정의 보존 기간을
연장 단축할 필요가 있는 때에는 총장의 승인을 받아 그 기간을 연장 단축할 수 있다.
제6조 (기산) 보존기간은 문서가 처리 완결된 후의 신학년도 3월 1일부터 기산한다.
제7조 (문서관리 단위) ① 완결 문서의 관리는 각 부서에서 분산 관리케 함을 원칙으로 하
며 그 주무팀장이 관리 책임자가 된다.
다만, 총장은 문서의 성질에 따라 일정한 장소를 정하여 집중 관리케 할 수 있으며 이 때
의 관리 책임자는 총괄지원팀장이 된다.
제 2 장 편철 및 보관
제8조 (분류) 처리 완결된 문서는 총장이 정하는 업무 혹은 문서 분류체계에 의하여 분류한
다.(개정 2020.5.29.)
제9조 (편철) 문서는 매 안건마다 그 발생 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생
순으로 합철한다.(개정 2020.5.29.)
제10조 (보관철의 사용) 편철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철을 사용하되 200매를 기준
으로 함을 원칙으로 한다.(개정 2020.5.29.)
제11조 (보관철의 설정원칙) 보관철의 설정은 문서분류 기준으로서의 보존 기간별로 설정하
여야 한다.
제12조 (편철방법) 완결된 문서는 보관철의 조견표가 있는 면에 완결 일자순으로 최저문서가
상부에 오도록 철하고 그 반대편에 색인목록을 붙인다.(개정 2020.5.29.)
제13조 (조견표) 보관철의 조견표에는 문서의 분류번호, 기능, 명칭, 부제목, 보존기간 및 완
료일자를 기재하여야 한다.
제14조 (색인목록) 색인목록에는 최종 편철 문서의 대표적 완결문건명을 기재한다. 다만, 내
용을 분명히 표시할 수 없을 때에는 부제목으로 기재한다.(개정 2020.5.29.)
제15조 (장수표시) 보관철내의 장수표시는 하부한계선 좌측에 기입한다.
제16조 (부제목의 설정요령) 편철 문서량이 많거나 같은 기능의 문서량이 많아 1개 보관철에
철할 수 없는 경우에는 지역별, 인명별, 기능별, 또는 월별 등으로 구분하여 별개의 보관
철에 분할하여 철하고 조견표에 부제목을 기입한다.(개정 2020.5.29.)
제17조 (특수문서의 보관) 첨부물로 되어 있는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤
란할 경우에는 표면에 관계문서의 분류기호, 일자, 제목을 기재하여 별도 보관한다.(개정
2020.5.29.)
제18조 (서고 및 보존상자) 완결된 문서는 서고 또는 보존상자에 보관한다.(개정 2020.5.29.)
제19조 (배열) 보관철 배열은 문서 분류순으로 조견표의 기재사항을 한눈에 볼 수 있도록 한
다.(개정 2020.5.29.)

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