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문서보관보존규정
규정번호 : 4-1-27
제정일자 : 1973.03.01
개정일자 : 2007.07.12
1
장 총
제 조
목적
이 규정은 공문서처리규정에 의하여 처리된 문서의 편철 및 보관 보존의 방법과 절차
를 정하여 문서처리의 신속과 정확을 기하게 함을 목적으로 한다.
제 조
적용법위
본 대학교 각 부서에서의 모든 문서의 편철과 보관 보존은 다른 특별한 규정
이 있는 것을 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
제 조
정의
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다
1. “
문서 주관팀 이라 함은 문서를 수발하는 총괄지원팀과와 각 부서의 문서를 수발하는 과를
말한다.
2. “
문서 주무팀 라 함은 문서 내용의 처리를 주관하는 팀 또는 파트를 말한다
3. “
집중관리 라 함은 처리 완결된 모든 문서를 총괄지원팀에서 일괄 집중하여 보관 보존하는
것을 말한다.
4. “
분산관리 라 함은 부서 단위로 문서 주무팀에서 처리 완결된 모든 문서를 일괄하여 보관 보
존하는 것을 말한다.
5. “
보관 이라 함은 문서의 처리 완결후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다
6. “
보존 이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존 기간에 따라 관리하는 것을 말한다
7. “
이관 이라 함은 보관중의 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존 주관 부서
에 인계하는 것을 말한다.
제 4 조
보존기간
문서의 보존기간은 다음의 종으로 한다
1.
갑종 영구보존
……
마이크로 필름으로 촬영하여 원본과 함께 연구히 보존시킬 문서
2.
을종
년보존
……
영구 보존할 필요는 없으나
10
년이상 보존할 문서로서 개개 문건의 성질
에 따라 특정기간을 정할 수 있는 문서
3.
병종 년 보존
4.
정종 년 보존
문서 보존기간의 종별 책정 기준에 관한 사항은 총장이 정한다.
제 5 조
보존기간의 변경
문서관리 책임자는 관계부서와 같이 매 학년도말 전후의 규정에 의하여 보
존기간이 정하여진 문서를 검토하고 정세의 변화로 인하여 소정의 보존 기간을 연장 단축할 필
요가 있는 때에는 총장의 승인을 받아 그 기간을 연장 단축할 수 있다.
제 6 조
기산
보존기간은 문서가 처리 완결된 후의 신학년도 월 일부터 기산한다
제 7 조
문서관리 단위
) ①
완결 문서의 관리는 각 부서에서 분산 관리케 함을 원칙으로 하며 그 주
무팀장이 관리 책임자가 된다.
다만 총장은 문서의 성질에 따라 일정한 장소를 정하여 집중 관리케 할 수 있으며 이 때의 관
리 책임자는 총괄지원팀장이 된다.

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